Dokumenty – Úložiště dokumentů
Kromě možnosti ukládat soubory v seznamu událostí případů podporuje iSpis i propojení se službami Dropbox nebo Google Drive.
Tato osvědčená řešení nabízí množství výhod:
Možnost offline práce i bez internetového připojení
Dokumenty se vám automaticky ukládájí na disk ve vašem počítači a můžete na nich pracovat, i když jste na cestách.
Po připojení k internetu se změněné soubory automaticky promítnou do iSpisu.
Funkční na všech platformách
S dokumenty můžete pracovat na PC, notebooku, mobilu či tabletu.
Na prohlížení či ad-hoc úpravy na tabletu či mobilu lze použít i mobilní verzi Microsoft Wordu.
A pokud na počítači Microsoft Word zrovna nemáte, nevadí, Dropbox i Google Drive mají integrovaný Microsoft Word Online.
Sdílení dokumentů s kolegy
K vašim dokumentům budou mít přístup i vaši kolegové.
Lze přitom nastavit oprávnění, zda má mít osoba přístup pouze ke čtení nebo také k zápisu, zda má mít přístup ke všem případům, pouze do nějaké skupiny případů, či pouze do některých spisů.
Současná editace jednoho dokumentu ve více lidech.
Pomocí integrovaného Microsoft Word Online můžete na jednom dokumentu pracovat více lidí současně!
V reálném čase vidíte, kdo co kam zrovna dopisuje.
Už se vám tak nestane, že by vám kolega omylem přepsal vaše úpravy.
Možnost komentovat pasáže dokumentu
Pomocí webového rozhraní www.dropbox.com či drive.google.com můžete společně diskutovat nad pasážemi dokumentu.
Pokud dokument zrovna otevřen nemáte, komentář vám bude zaslán na e-mail.
Kromě Word dokumentů jsou podporovány i další typy souborů. Můžete tak komentovat např. části PDF souboru či naskenované smlouvy.
Snadné sdílení dokumentu i mimo kancelář
Dokumenty můžete snadno ale přitom zcela bezpečně sdílet i mimo kancelář.
Např. s klientem – stačí zadat jeho e-mail a bude mu zaslán odkaz, na kterém si může prohlídnout např. návrh smlouvy, komentovat jej, případně, pokud chcete, i sám doplnit některé údaje.
Dokumenty – Popis integrace s iSpis.cz
1. Připojení Google Drive / Dropbox účtu k iSpisu
iSpis může používat buď váš osobní Google Drive / Dropbox účet nebo si můžete zřídit další účet vyhrazený pouze pro dokumenty kanceláře.
Následně je potřeba účet s iSpisem propojit - dát iSpisu oprávnění zapisovat do složky iSpis.cz (Google Drive) nebo Apps - iSpis.cz (Dropbox).
2. Struktura složek Apps - iSpis.cz
Ve složce iSpis.cz je pro případy vytvořena složka Případy, ve které se vytváří složky pro každou skupinu případů. Pokud má případ spisovou značku ve tvaru číslo/ročník, je dále vytvořena podsložka ročníku. Následně je vytvořena složka případu.
Struktura složek tedy může vypadat např. následovně:
Případy
Případy\802811
Případy\802811\Dokumenty
Případy\802811\Dokumenty\priklad1.docx
Případy
Případy\2016
Případy\2016\312
Případy\2016\312\Dokumenty
Případy\2016\312\Dokumenty\priklad2.docx
Případy
Případy\CIVIL
Případy\CIVIL\2016
Případy\CIVIL\2016\312
Případy\CIVIL\2016\312\Dokumenty
Případy\CIVIL\2016\312\Dokumenty\priklad3.docx
3. Práce s dokumenty
Složka se vytváří při prvním otevření složky pomocí Provést - Přidat dokument v detailu případu. Cesta ke složce je také zapsána do údaje případu (DropboxDir nebo GDriveDir).
Dokument následně můžete vložit buď přes iSpis nebo i jeho vytvořením přímo ve vaší Google Drive / Dropbox složce.
Při otevírání souboru přímo z iSpisu vám iSpis zobrazí kombinaci klávesových zkratek:
Zmáčknutím kláves Ctrl+C Win+R Ctrl+V Enter se cesta k souboru překopíruje do schránky, otevře se dialogové okno "Spustit", vloží se do něj cesta k souboru na vašem počítači a soubor se otevře v příslušné aplikaci (např. v Microsoft Word).
Po úpravě souboru jej běžným způsobem uložte – během pár sekund se zaktualizuje i v iSpisu.
4. Sdílení a práva
Dále můžete nastavit právo přístupu k souborům i pro vaše kolegy, a to buď v režimu pouze ke čtení nebo i s právem editace dokumentů.
Nastavení se provádí přes Google Drive / Dropbox vytvořením sdílené složky nebo sdílením odkazu na konkrétní soubor.
Můžete nastavit buď právo přístupu do všech spisů, pouze k dané skupině případů či pouze do některých spisů. Pomocí sdílení odkazu na soubor můžete také umožnit práci pouze s jednotlivými dokumenty.
Veškeré změny v souborech jsou bezpečně uchovávány v Google Drive / Dropboxu v historii změn.